プライバシーポリシー

1. 取得する情報

• アカウント: メールアドレス、サインイン提供者（Google または Apple）が共有する氏名と言語、および言語・通知の設定
• 追加した対象者: 利用者が管理する家族の氏名・続柄（配偶者・子・親・その他）・言語
• 状況に関する事実: 本サービスで入力した回答（在留資格、在留期限などの日付、勤務先のカテゴリー、学校の種類など）と、作成した手続き
• 書類: アップロードした画像・PDF（在留カード、パスポート、課税証明書、在職証明書など）、本サービスがそこから読み取った項目（氏名・日付・発行者・年度）、および実行したチェック
• アシスタントへの質問とその回答、および回答に用いたルール
• フィードバックフォームから送られた内容: 本文、種類、任意の 1–5 の回答、関係する手続き
• 技術・利用データ: 端末とブラウザの種類、「書類をアップロードした」などのイベント名（内容は含まない）、エラーログ、第 8 項に記載する Cookie
• サイトとアプリの利用状況: 閲覧したページと操作したボタン。運営者が本サービスと同じ基盤で自ら運用する分析サーバー（オープンソースソフトウェア。第三者の分析サービスではありません）に記録します。記録の前にページのアドレスから識別子を取り除き、キャンペーンと設定に関する一部のパラメータのみを残します。サインイン中は無作為の仮名に紐づけ、氏名・メールアドレス・アカウント番号には紐づけません。おおよその所在地（国・地域・市区町村）は IP アドレスから推定し、IP アドレスそのものは保存しません

2. 意図的に取得しない情報

個人番号（マイナンバー）。本サービスは個人番号を保存しない設計です。12 桁の番号が写りうる書類は、写っていないことを利用者が確認するまで読み取らず、PDF のテキストは AI モデルに渡す前にマスクし、モデルには番号を書き起こさないよう指示しています。アップロードした書類に番号が写っていることに気づいた場合は、その書類を削除し、番号のない写しをアップロードしてください。

広告目的の情報取得、第三者のためのプロファイリング、個人情報の販売は行いません。

3. 利用目的

• 利用者の状況に合う手続きを見つけ、公開されているルールからチェックリストを作り、日付と次にすることを管理するため
• アップロードされた書類を読み取り、入力内容および公開要件と照らし合わせるため
• 手続きに適用したルールに基づいて質問に回答するため
• 利用者が有効にした通知（期限、書類の鮮度、ルール変更）を送るため
• 本サービスの安全を保ち、不正利用を防ぎ、エラーを修正するため
• 書類の内容を含まない集計により本サービスの利用状況を把握し、AI 機能のコストと品質を測るため

どの要件が当てはまるか、期限、日付といったルールに関する判断は、公開されているルールに対して決定論的なソフトウェアが行い、AI モデルが行うことはありません。AI は書類の読み取り・分類・説明・翻訳に用います。

4. 処理の委託先と所在地

運営者は、運営者の指示の範囲でのみ処理することを契約で定めた次の事業者に処理を委託しています。

• Supabase（データベース・認証・ファイル保存）— サーバーは東京（日本）
• Vercel（Web ホスティングとアプリケーション API）— 処理は東京（日本）
• Anthropic（書類の AI 読み取りと質問への回答）— 処理は米国。利用者のデータをモデルの学習に使用しないことを規約で定めています。送信されるのは、マスク済みのテキストまたは確認済みの書類の写しと、説明に必要な事実のみです
• Google および Apple（サインイン）— 誰がサインインしたかを運営者に伝えます。運営者はパスワードを受け取りません
• Modal（公式ページからルール更新の下書きを作るバッチ処理）— 公式情報源のみを扱い、個人情報は含みません

一部の処理が日本国外で行われるため、利用者の情報は個人情報保護の法制度が異なる国へ移転されることがあります。運営者は上記の事業者との契約により、移転先での保護を確保します（個人情報保護法第 28 条）。

5. 情報を見られる人

利用者本人と、利用者が明示的にアクセスを許可した人（配偶者や、期限付きの許可を受けた専門家など）に限られます。勤務先や学校向けの管理画面はありません。将来、本サービスの費用を負担する組織があっても、利用者が共有を選んだもの以外は見えません。

行政機関への開示は法令が求める場合に限り行い、許される場合には利用者にお知らせします。

6. 保護の方法

• 通信時および保存時の暗号化
• 書類は非公開のストレージに置き、短命のリンクでのみ開きます。書類へのアクセスはすべて記録されます
• データベースの行レベルでのアクセス制御により、あるアカウントが他のアカウントの行を読むことはできません
• 本番環境のログに書類の内容や読み取った値を残しません
• 秘密情報と認証情報は暗号化して保存し、漏えいを検査しています

7. 保存期間と削除

• 手続きと書類: 利用者が本サービス内で削除するまで保存します。書類を削除すると保存されたファイルも削除されます
• アシスタントのログと AI 利用記録: 品質とコストの分析のため最長 90 日間保存します。書類の内容は含まれません
• アカウント: 削除は下記の連絡先までご連絡ください。アカウント、そのアカウントが管理し他のアカウントからアクセスできない対象者、およびそれらの手続きと書類を、法令により記録の保持が求められる場合を除き、30 日以内に削除します
• バックアップは暗号化され、同じ期間内に順次消去されます

8. Cookie

本サービスは、サインインのセッション Cookie と、言語（言語の切り替え、または /vi などの言語別ページを開いたときに設定）および表示テーマの設定を記憶する Cookie を使用します（設定の Cookie はサインアウト時に削除されます）。サインイン直後には、アカウントを作成したばかりかどうかを示す最長 5 分の Cookie を使い、読み取った時点で削除します。利用状況の分析（第 1 項）は Cookie を使用しません。広告目的やサイト横断のトラッキング Cookie は使用しません。利用状況の分析ではイベント名のみを記録し、書類の内容や、ユニークユーザーの計数に必要な範囲を超える個人識別情報は記録しません。

9. 子どもの情報

アカウントは 18 歳以上の方を対象としています。子どもに関する情報は、その子の手続きを管理する親権者または後見人のみが入力し、本ポリシーの記載に従って取り扱います。

10. 利用者の権利

個人情報保護法に基づき、利用者は保有個人データの開示、訂正・追加、削除、利用停止、および取得の経緯の説明を求めることができます。多くは本サービス内で利用者自身が訂正・削除できます。それ以外は下記の連絡先までご連絡ください。本人確認のうえ、遅滞なく対応します。

11. 改定

本ポリシーは改定することがあります。冒頭の日付が現行の版を示し、重要な変更は本サービス内でお知らせします。本ポリシーは英語版と日本語版を提供し、両者に相違がある場合は日本語版が優先します。

12. 連絡先

個人情報取扱事業者: Clerfy — support@clerfy.app

運営者の住所および責任者の氏名は、上記アドレスへのご請求に応じて遅滞なく開示します。