Perpanjangan masa tinggal dan banyak permohonan izin tinggal lainnya bisa juga diajukan secara online, tidak harus di loket kantor imigrasi regional. Untuk itu, Badan Layanan Imigrasi (出入国在留管理庁) menyediakan 在留申請オンラインシステム (sistem permohonan izin tinggal online). Berikut ringkasan isi halaman resminya tentang siapa yang bisa memakai sistem ini dan cara memulainya.
Siapa yang bisa memakainya
Anda bisa memakai sistem ini untuk mengajukan permohonan Anda sendiri. Selain Anda, sistem ini juga bisa dipakai oleh staf perusahaan atau sekolah, pengacara dan 行政書士 (gyoseishoshi), wali atau perwakilan hukum, serta keluarga seperti pasangan, anak, ayah, atau ibu.[1]
Anak di bawah 15 tahun tidak bisa mengajukan sendiri lewat sistem ini. Begitu juga orang yang bukan penduduk jangka menengah dan panjang (中長期在留者), misalnya yang berstatus 短期滞在 (kunjungan singkat) atau yang masa tinggalnya 3 bulan atau kurang.[2]
Keluarga pada dasarnya hanya bisa mengajukan atas nama pemohon kalau pemohon berusia di bawah 16 tahun, atau tidak bisa mengajukan sendiri karena sakit atau alasan lain.[2]
Daftar permohonan dan status tinggal yang bisa diajukan online ada dalam file PDF di halaman Badan Layanan Imigrasi.[1]
Permohonan izin tinggal tetap (永住許可) belum bisa diajukan lewat sistem ini. Prosedur kartu tinggal (在留カード) juga belum bisa, seperti melaporkan perubahan data selain alamat atau memperbarui masa berlaku kartu.[2]
Tidak bisa di hari terakhir masa tinggal
Permohonan tidak bisa diajukan lewat sistem ini pada hari terakhir masa tinggal Anda, yaitu tanggal masa tinggal Anda berakhir. Pada hari itu, ajukan di loket kantor imigrasi regional yang menangani wilayah tempat tinggal Anda.[1]
Yang perlu disiapkan
Kalau Anda mengajukan untuk diri sendiri, atau sebagai wali/perwakilan hukum atau anggota keluarga, siapkan kartu My Number (マイナンバーカード) sebelum mulai.[2]
Untuk menyelesaikan pendaftaran akun, Anda perlu kartu My Number dan smartphone yang sudah dipasangi aplikasi Mynaportal (マイナポータル).[2]
Anda juga perlu alamat email yang bisa menerima pesan dari domain @rasens-immi.moj.go.jp. Pastikan pengaturan spam dan blokir email Anda tidak menolak pesan dari domain itu.[2]
Langkah-langkahnya
- Daftar sebagai pengguna (利用者登録). Masukkan alamat email Anda, lalu Anda akan menerima link ke halaman pendaftaran. Link ini hanya berlaku 24 jam. Lewat dari itu, Anda harus mengulang dari langkah memasukkan alamat email. Setelah pendaftaran selesai, Anda akan menerima email berisi ID pengguna (利用者ID).[2]
- Ajukan penggunaan sistem (利用申出). Di langkah inilah kartu My Number dipakai. Kalau tidak ada masalah, email konfirmasi datang dalam beberapa menit dan Anda sudah bisa memakai sistemnya.[2]
- Ajukan permohonan izin tinggal (在留申請). Badan Layanan Imigrasi meminta Anda membaca catatan untuk pemohon (留意事項) lebih dulu.[2]
Melampirkan dokumen
Pas foto wajib dilampirkan di setiap permohonan.[2]
Dokumen dilampirkan dalam bentuk file PDF. Dalam sekali lampir, maksimal 20 file dengan ukuran total paling besar 25 MB, termasuk pas foto.[2] Kalau file Anda melebihi batas itu, cara menambahkan sisanya dijelaskan di halaman Badan Layanan Imigrasi.
File yang dikunci kata sandi, atau yang diatur agar tidak bisa dicetak atau disalin, akan dianggap file error. Pesan error tidak akan muncul, dan Badan Layanan Imigrasi tidak bisa membaca isinya. Akibatnya, dokumen itu harus Anda kirim lagi lewat pos atau bawa langsung ke loket.[2]
Dokumen yang diperlukan untuk tiap status tinggal sama dengan yang diminta untuk permohonan di loket.[2]
Untuk banyak status tinggal, termasuk Engineer / Specialist in Humanities / International Services (技術・人文知識・国際業務), Pelajar (留学), dan Tanggungan keluarga (家族滞在), Anda perlu melampirkan formulir tambahan kalau mengajukan sendiri. Formulir ini diisi oleh perusahaan atau sekolah Anda (所属機関等作成用の申請書), atau oleh orang yang menanggung Anda (扶養者等作成用の申請書).[2]
Tempat bertanya
Pertanyaan tentang cara memakai sistem bisa diajukan ke helpdesk-nya lewat telepon atau email. Berikut informasi yang tercantum di halaman Badan Layanan Imigrasi.[1]
| Item | Keterangan |
|---|---|
| Telepon | 050-3786-3053 |
| Jam layanan telepon | Senin sampai Jumat, pukul 9:00 sampai 17:00, kecuali hari libur nasional dan 29 Desember sampai 3 Januari |
| mjf.support.cw@hitachi-systems.com |
Sementara itu, pertanyaan tentang permohonannya sendiri (bukan cara memakai sistem) bisa Anda tanyakan lewat telepon ke kantor imigrasi regional terdekat.[1]
Kalau Anda sedang bersiap memperpanjang masa tinggal atau mengubah status tinggal, cari prosedur Anda di Clerfy supaya daftar periksa dan tanggal-tanggal pentingnya tersimpan di satu tempat.