Nhiều hồ sơ lưu trú, như gia hạn thời hạn lưu trú, có thể nộp online thay vì đến cục xuất nhập cảnh khu vực. Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁) có một hệ thống riêng cho việc này: Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム). Dưới đây là những gì trang của Cục ghi về việc ai được dùng hệ thống và cách bắt đầu.
Ai được dùng
Bạn có thể tự dùng hệ thống để nộp hồ sơ của chính mình. Ngoài ra, nhân viên của công ty hoặc trường, luật sư và chuyên viên thủ tục hành chính (行政書士), người đại diện theo pháp luật và người thân như vợ/chồng, con, bố hoặc mẹ cũng được dùng.[1]
Nếu dưới 15 tuổi, bạn không thể tự nộp hồ sơ cho mình. Người không phải là người lưu trú trung và dài hạn (中長期在留者) cũng vậy, ví dụ người có tư cách Lưu trú ngắn hạn (短期滞在) hoặc có thời hạn lưu trú từ 3 tháng trở xuống.[2]
Về nguyên tắc, người thân chỉ được nộp thay khi người đứng tên hồ sơ dưới 16 tuổi, hoặc không tự nộp được vì ốm đau hay lý do khác.[2]
Danh sách các loại hồ sơ và tư cách lưu trú nộp online được có trong các tệp PDF trên trang của Cục.[1]
Hiện tại, hệ thống chưa nhận hồ sơ xin vĩnh trú. Các thủ tục về thẻ lưu trú (在留カード) cũng chưa làm được trên hệ thống, ví dụ khai báo thay đổi thông tin trên thẻ (trừ địa chỉ) hay gia hạn hiệu lực của thẻ.[2]
Không nộp được vào ngày cuối của thời hạn lưu trú
Vào ngày cuối của thời hạn lưu trú (chính ngày hết hạn), bạn không thể nộp qua hệ thống. Hôm đó, bạn nộp trực tiếp tại cục xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi bạn sống.[1]
Cần chuẩn bị gì
Nếu bạn tự nộp, hoặc nộp với tư cách người đại diện theo pháp luật hay người thân, bạn cần chuẩn bị sẵn thẻ My Number (マイナンバーカード) trước khi bắt đầu.[2]
Để hoàn tất việc thiết lập tài khoản, bạn cần thẻ này và một điện thoại thông minh đã cài ứng dụng Mynaportal (マイナポータル).[2]
Bạn cũng cần một địa chỉ email nhận được mail gửi từ tên miền @rasens-immi.moj.go.jp, nên hãy kiểm tra cài đặt lọc thư rác và chặn mail.[2]
Các bước
- Đăng ký người dùng (利用者登録). Bạn nhập địa chỉ email và sẽ nhận được đường link vào màn hình đăng ký. Link chỉ dùng được trong 24 giờ; quá thời gian đó, bạn phải nhập lại email từ đầu. Đăng ký xong, bạn sẽ nhận email có ghi ID người dùng.[2]
- Xin sử dụng hệ thống (利用申出). Đây là bước dùng thẻ My Number. Nếu không có vấn đề gì, bạn sẽ nhận email báo hoàn tất trong vòng vài phút và có thể bắt đầu dùng hệ thống.[2]
- Nộp hồ sơ (在留申請). Trước khi nộp, Cục đề nghị bạn đọc phần lưu ý dành cho người nộp (留意事項).[2]
Đính kèm giấy tờ
Hồ sơ nào cũng phải kèm ảnh chân dung.[2]
Giấy tờ được đính kèm dưới dạng tệp PDF: mỗi lần tối đa 20 tệp, tổng dung lượng không quá 25 MB, tính cả ảnh.[2] Nếu vượt giới hạn này, trang của Cục có hướng dẫn cách bổ sung phần còn lại sau.
Tệp có đặt mật khẩu, hoặc bị chặn in hay sao chép, sẽ bị coi là tệp lỗi. Hệ thống không hiện thông báo lỗi nào, Cục không đọc được nội dung, và bạn sẽ phải nộp lại những giấy tờ đó qua bưu điện hoặc mang trực tiếp đến quầy.[2]
Giấy tờ cần cho từng tư cách lưu trú cũng giống như khi nộp tại quầy.[2]
Nếu bạn tự nộp, nhiều tư cách lưu trú cần kèm thêm một tờ đơn nữa, trong đó có Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務), Du học (留学) và Lưu trú gia đình (家族滞在). Đó là tờ đơn do công ty hoặc trường điền (所属機関等作成用の申請書), hoặc do người bảo lãnh của bạn điền (扶養者等作成用の申請書).[2]
Hỏi ở đâu
Thắc mắc về cách dùng hệ thống, bạn có thể hỏi bộ phận hỗ trợ (ヘルプデスク) qua điện thoại hoặc email. Trang của Cục ghi như sau.[1]
| Mục | Chi tiết |
|---|---|
| Điện thoại | 050-3786-3053 |
| Giờ nhận cuộc gọi | Thứ Hai đến thứ Sáu, 9:00 đến 17:00, trừ ngày lễ và từ 29/12 đến 3/1 |
| mjf.support.cw@hitachi-systems.com |
Còn thắc mắc về bản thân hồ sơ xin, bạn gọi điện hỏi cục xuất nhập cảnh khu vực gần nhất.[1]
Nếu bạn đang chuẩn bị gia hạn hoặc thay đổi tư cách lưu trú, bạn có thể tìm thủ tục của bạn trên Clerfy để theo dõi danh sách việc cần làm và các mốc ngày ở cùng một chỗ.