Thủ tục mà mọi người hay gọi là "gia hạn visa" ở Nhật có tên chính thức là xin phép gia hạn thời hạn lưu trú (在留期間更新許可申請). Đây là thủ tục để ở lại Nhật lâu hơn thời hạn đã được cấp mà vẫn giữ nguyên tư cách lưu trú hiện tại.[1] Nếu bạn chuyển sang hoạt động khác, ví dụ từ du học sang đi làm, thì đó là một thủ tục khác, gọi là thay đổi tư cách lưu trú (在留資格変更).
Khi nào có thể nộp
Nếu thời hạn lưu trú của bạn từ 6 tháng trở lên, bạn có thể nộp đơn từ 3 tháng trước ngày hết hạn cho đến đúng ngày hết hạn.[1]
Nếu có hoàn cảnh đặc biệt thật sự không tránh được, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁) có thể nhận đơn sớm hơn mốc 3 tháng. Cục nêu các ví dụ như: đi du học ở nước ngoài, được công ty cử đi công tác hoặc làm việc dài hạn ở nước ngoài, hoặc đang mang thai và thời điểm sinh con trùng với thời điểm nộp đơn. Khi đó, hãy chuẩn bị giấy tờ chứng minh lý do và liên hệ trước với cơ quan xuất nhập cảnh nơi bạn định nộp.[1]
Nộp ở đâu và nộp thế nào
- Nộp trực tiếp: tại cơ quan xuất nhập cảnh phụ trách khu vực bạn đang sống (地方出入国在留管理官署).[1]
- Giờ tiếp nhận: ngày thường, từ 9 giờ sáng đến 12 giờ trưa và từ 1 giờ đến 4 giờ chiều. Một số thủ tục chỉ nhận vào ngày hoặc giờ nhất định, nên hãy hỏi trước cơ quan đó hoặc trung tâm thông tin của Cục.[1]
- Trực tuyến: bạn cũng có thể nộp đơn gia hạn qua hệ thống nộp đơn lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム).[1]
Bạn không nhất thiết phải tự đi nộp. Nhân viên của công ty hoặc trường học của bạn, nếu đã được Cục xuất nhập cảnh khu vực chấp thuận cho nộp thay, có thể nộp giúp bạn. Luật sư hoặc hành chính thư sĩ (行政書士) đã đăng ký với Cục khu vực cũng có thể nộp thay. Khi có người nộp thay, bạn vẫn phải đang ở Nhật.[1]
Lệ phí
Mức lệ phí tùy theo thời hạn lưu trú mà bạn được cấp. Nếu nộp đơn tại quầy, lệ phí được nộp bằng tem thuế (収入印紙) khi bạn được cấp phép gia hạn.[1]
Với đơn được tiếp nhận từ ngày 1 tháng 10 năm 2026, trang của Cục ghi mức lệ phí khi nộp tại quầy như sau.[1]
| Thời hạn lưu trú được cấp | Lệ phí |
|---|---|
| Từ 3 tháng trở xuống | 10.000 yên |
| Trên 3 tháng đến 6 tháng | 18.000 yên |
| Trên 6 tháng đến dưới 1 năm | 25.000 yên |
| 1 năm | 33.000 yên |
| Trên 1 năm đến dưới 3 năm | 48.000 yên |
| Từ 3 năm đến dưới 5 năm | 64.000 yên |
| Từ 5 năm trở lên | 75.000 yên |
Nếu đơn của bạn được tiếp nhận đến hết ngày 30 tháng 9 năm 2026, bạn vẫn nộp mức lệ phí cũ là 6.000 yên, kể cả khi được cấp phép từ ngày 1 tháng 10 trở đi.[1]
Người đáp ứng một số điều kiện nhất định có thể được giảm hoặc miễn lệ phí. Đơn nộp trực tuyến có mức lệ phí và cách nộp riêng, được Cục hướng dẫn ở một trang khác.[1]
Mất bao lâu
Thời gian xét duyệt tiêu chuẩn là từ 2 tuần đến 1 tháng.[1] Có khi lâu hơn, vì vậy nộp sớm ngay khi được phép sẽ yên tâm hơn là đợi đến sát ngày hết hạn.
Nếu hết hạn lưu trú khi đang chờ kết quả
Nếu bạn đã nộp đơn trước khi thời hạn lưu trú kết thúc mà đến ngày cuối cùng vẫn chưa có kết quả, bạn vẫn được ở lại Nhật với tư cách hiện tại và tiếp tục các hoạt động như trước. Khoảng thời gian này gọi là thời gian đặc lệ (特例期間), kéo dài đến khi có kết quả, hoặc đến khi hết 2 tháng kể từ ngày hết hạn, tùy mốc nào đến trước.[2]
Nếu nộp tại quầy, mặt sau thẻ lưu trú (在留カード) sẽ được ghi là bạn đang có đơn chờ xét (申請中). Nếu nộp trực tuyến thì thẻ không được ghi như vậy.[2]
Cần chuẩn bị giấy tờ gì
Đơn và giấy tờ cần nộp khác nhau tùy tư cách lưu trú, và Cục có hướng dẫn riêng cho từng tư cách.[1] Ví dụ, người đi làm với tư cách Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務, thường gọi là visa kỹ sư) cần giấy tờ khác với người ở diện Lưu trú gia đình (家族滞在) hay Du học (留学).
Clerfy chuyển danh sách chính thức dành cho tư cách lưu trú của bạn thành danh sách giấy tờ cần chuẩn bị, mỗi mục đều ghi rõ nguồn. Clerfy cũng tính sẵn các mốc ngày dựa trên ngày hết hạn bạn nhập. Tìm thủ tục của bạn để xem danh sách của riêng bạn.