Trước khi sang Nhật làm việc, du học hoặc sống cùng gia đình, phần lớn người nước ngoài đều có người nộp hồ sơ tại Nhật để xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (在留資格認定証明書), thường gọi tắt là COE. Dưới đây là quy trình theo hướng dẫn của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁).
COE là gì
COE được xin trước khi nhập cảnh. Giấy này chứng nhận rằng việc người đó định làm ở Nhật phù hợp với một tư cách lưu trú và đáp ứng các điều kiện nhập cảnh. COE không áp dụng cho tư cách "Lưu trú ngắn hạn" (短期滞在) và "Người vĩnh trú" (永住者).[1]
Người được cấp COE xuất trình giấy này khi xin visa tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Nhật, và khi làm thủ tục nhập cảnh. Theo Cục, nhờ vậy việc cấp visa và cho phép nhập cảnh đều được giải quyết nhanh chóng.[1]
Ai nộp hồ sơ
- Chính người muốn sang Nhật.[1]
- Nhân viên của cơ quan sẽ tiếp nhận người đó (như công ty hoặc trường học), hoặc người đại diện khác theo quy định của Bộ Tư pháp.[1]
- Người nộp thay cho hai đối tượng trên. Đó có thể là luật sư hoặc chuyên viên thủ tục hành chính (行政書士) đã đăng ký với cục xuất nhập cảnh khu vực. Cũng có thể là nhân viên của một số pháp nhân công ích được cục khu vực chấp thuận, hoặc người đại diện theo pháp luật của người xin COE. Họ chỉ được nộp thay khi người mà họ nộp thay đang ở Nhật.[1]
Cục đề nghị nộp hồ sơ sớm để kịp nhận COE trước khi nhập cảnh.[1]
Nộp ở đâu
Nếu tự nộp, người đó nộp tại cục xuất nhập cảnh khu vực phụ trách nơi mình dự định sống. Nếu người đại diện nộp, nơi nộp là cục phụ trách khu vực có cơ quan tiếp nhận, hoặc nơi tương tự.[1]
Cục không nhận hồ sơ gửi qua bưu điện. Quầy tiếp nhận làm việc vào ngày thường, từ 9 giờ đến 12 giờ trưa và từ 1 giờ đến 4 giờ chiều.[1]
Bạn cũng có thể xin COE online qua Hệ thống nộp hồ sơ lưu trú trực tuyến (在留申請オンラインシステム).[1]
Lệ phí, thời gian và giấy tờ
Xin COE không mất lệ phí.[1]
Thời gian xử lý tiêu chuẩn là từ 1 đến 3 tháng.[1]
Mẫu đơn và giấy tờ cần nộp khác nhau tùy theo tư cách lưu trú. Trang của Cục có danh sách riêng cho từng tư cách.[1]
Nhận COE qua email
Từ ngày 17 tháng 3 năm 2023, bạn có thể nhận COE qua email. Email này có thể chuyển tiếp cho người đang ở nước ngoài. Người đó mở email trên điện thoại để xuất trình khi xin visa và khi nhập cảnh.[2]
- Nộp online: ở mục cách nhận (受領方法), chọn 「メール」. Sau khi nộp, bạn không đổi được lựa chọn này trên hệ thống. Nếu muốn đổi, hãy liên hệ cục xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn nộp hồ sơ.[2]
- Nộp tại quầy: trước tiên, bạn đăng ký người dùng (利用者登録) trên hệ thống trực tuyến. Sau đó nộp đơn đề nghị nhận COE qua email (（窓口申請）在留資格認定証明書電子交付希望申出書).[2]
Email có cùng nội dung với COE bản giấy, chỉ khác là không có ảnh.[2]
Khi nhận được email, bạn bấm vào đường link trong email để đăng ký đã nhận (受領登録). Nếu chưa đăng ký, mỗi tuần bạn sẽ nhận một email nhắc.[2]
COE bản giấy
Nếu có COE bản giấy, bạn có thể dùng bản photo khi xin visa và khi nhập cảnh. Nhớ photo cả mặt trước lẫn mặt sau.[2]
Có trường hợp không cần dùng bản gốc nữa, ví dụ người đó quyết định không sang Nhật, hoặc đã nộp bản sao khi nhập cảnh. Khi đó, Cục đề nghị trả bản gốc cho cơ quan xuất nhập cảnh đã cấp, bằng cách gửi bưu điện hoặc mang đến quầy. Gửi kèm một tờ giấy ghi số hồ sơ, họ tên và quan hệ của bạn với người xin COE, cùng lý do trả lại.[1]
Trước khi lên đường
Trang của Cục cũng cho biết chương trình sàng lọc bệnh lao trước khi nhập cảnh đã bắt đầu. Thông tin chi tiết dành cho người mang quốc tịch Philippines, Nepal, Việt Nam và Indonesia có ở một trang riêng.[1]
Nếu có thắc mắc về riêng thủ tục xin visa, bạn có thể gọi đường dây Visa Information của Bộ Ngoại giao Nhật: 0570-011000 (chọn số 5).[2]
Nếu bạn là công ty hoặc người thân đang chuẩn bị hồ sơ COE, bạn có thể tìm thủ tục của bạn trên Clerfy để theo dõi danh sách việc cần làm và các mốc ngày ở cùng một nơi.