Khi bạn nghỉ việc hay bắt đầu một công việc mới ở Nhật, tư cách lưu trú không tự thay đổi theo. Nhưng bạn phải báo cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁). Thủ tục này gọi là thông báo về cơ quan hợp đồng, tức nơi bạn ký hợp đồng làm việc (所属（契約）機関に関する届出), và hạn nộp là trong vòng 14 ngày.[1]
Ai phải nộp
Đối tượng là người lưu trú trung và dài hạn có tư cách lưu trú dựa trên hợp đồng với một cơ quan, như công ty. Đó là các tư cách Nhân lực chất lượng cao (高度専門職), Nghiên cứu (研究), Kỹ thuật / Tri thức nhân văn / Nghiệp vụ quốc tế (技術・人文知識・国際業務), Điều dưỡng (介護), Biểu diễn nghệ thuật (興行, khi làm việc theo hợp đồng), Kỹ năng (技能) và Kỹ năng đặc định (特定技能).[1]
Người nộp thông báo này là chính bạn.[1]
Khi nào phải thông báo
Bạn cần thông báo trong vòng 14 ngày kể từ khi xảy ra một trong các việc sau:[1]
- Hợp đồng với cơ quan kết thúc, ví dụ vì bạn nghỉ việc hoặc chuyển việc
- Bạn ký hợp đồng với một cơ quan mới
- Cơ quan đổi tên, đổi địa chỉ hoặc không còn tồn tại
Khi chuyển việc thì xảy ra cả hai: hợp đồng cũ kết thúc và hợp đồng mới bắt đầu. Cục có sẵn một mẫu để báo cả hai cùng lúc.[1]
Cách nộp
- Trực tuyến: hệ thống thông báo điện tử (電子届出システム) nhận thông báo 24 giờ mỗi ngày, 365 ngày trong năm. Bạn cũng xem lại được lịch sử các lần đã nộp và tình trạng xử lý. Lần đầu dùng, bạn cần đăng ký tài khoản. Không cần nộp giấy tờ chứng minh.[1]
- Tại quầy: nộp tờ khai tại cơ quan xuất nhập cảnh khu vực gần nhất và xuất trình thẻ lưu trú (在留カード).[1]
- Qua bưu điện: gửi tờ khai kèm bản sao thẻ lưu trú, và viết bằng mực đỏ "届出書在中" hoặc "NOTIFICATION ENCLOSED" ở mặt trước phong bì. Cơ quan sẽ không báo lại là đã nhận, nên Cục khuyến nghị gửi bằng dịch vụ tra cứu được tình trạng giao hàng.[1]
Dùng mẫu nào
Cục có đăng sẵn các mẫu tham khảo, kèm bản điền mẫu:[1]
| Trường hợp | Mẫu |
|---|---|
| Hợp đồng đã kết thúc | Mẫu tham khảo 1-4 |
| Đã ký hợp đồng mới | Mẫu tham khảo 1-5 |
| Cả hai cùng lúc (chuyển việc) | Mẫu tham khảo 1-7 |
| Cơ quan đổi tên, đổi địa chỉ hoặc không còn tồn tại | Mẫu tham khảo 1-1 |
Nếu nộp qua hệ thống trực tuyến thì không cần các mẫu này.[1]
Giữ lại bằng chứng
Hãy giữ lại xác nhận đã nộp trên hệ thống trực tuyến, hoặc thông tin tra cứu bưu phẩm nếu gửi qua bưu điện. Sau này có thể bạn cần chứng minh mình đã nộp vào ngày nào. Clerfy lưu ngày nộp cùng với thủ tục.
Nếu bạn vừa chuyển việc, hãy tìm thủ tục của bạn trên Clerfy. Clerfy sẽ thêm thông báo này kèm hạn nộp, và theo dõi những gì bạn cần cho lần gia hạn tới.