在日本離職或換到新公司，在留資格不會跟著自動改變，但必須向出入國在留管理廳申報。這項申報一般稱為「所屬機關變更届出」，正式名稱是「所属（契約）機関に関する届出」，要在14天內提出。[1]
誰需要申報
需要申報的，是在留資格以「和公司等機構簽訂的契約」為前提的中長期在留者。具體是以下在留資格：高度專門職、研究、技術・人文知識・國際業務、介護、興行（限依契約從事活動的人）、技能、特定技能。[1]
申報要由在留者本人自己提出。[1]
哪些情況要申報
發生下列任一情況時，要在發生之日起14天內申報：[1]
- 因為離職、換工作等原因，和公司（契約機關）的契約結束了
- 和新的公司簽訂了契約
- 公司更改名稱或地址，或公司已經不存在
換工作時，會同時發生前兩種情況：舊契約結束，新契約開始。官方也提供了可以一次申報這兩件事的表格。[1]
申報方式
- 線上： 使用「電子申報系統」（電子届出システム），24小時、365天都能申報，也能查看過去的申報紀錄和處理進度。第一次使用要先註冊。不需要附上證明文件。[1]
- 窗口： 到最近的地方出入國在留管理官署，出示在留卡並遞交申報書。[1]
- 郵寄： 把申報書和在留卡影本一起放進信封，在信封正面用紅字寫上「届出書在中」（或「NOTIFICATION ENCLOSED」）後寄出。入管不會通知已經收到，所以官方建議用可以追蹤配送紀錄的方式寄。[1]
要用哪份表格
官方公開了附填寫範例的參考表格（届出書参考様式）：[1]
| 情況 | 表格 |
|---|---|
| 契約結束 | 參考樣式1-4 |
| 簽訂新契約 | 參考樣式1-5 |
| 兩者同時發生（換工作） | 參考樣式1-7 |
| 公司更改名稱、地址，或已經不存在 | 參考樣式1-1 |
用電子申報系統申報的話，不需要這些表格。[1]
留下紀錄
線上申報的話，請保留系統的受理紀錄；郵寄的話，請保留配送追蹤紀錄。之後可能需要證明自己是哪天申報的，Clerfy 也會把這個日期和手續一起保存。
如果您換了工作，可以到 Clerfy 找到您的手續。Clerfy 會把這項申報連同期限加進去，也會追蹤您下次更新時需要準備的東西。