Người lưu trú trung và dài hạn nếu làm mất thẻ lưu trú (在留カード), bị trộm thẻ, hoặc thẻ bị cháy hay bị hủy vì lý do khác thì phải xin cấp lại trong vòng 14 ngày kể từ ngày biết chuyện này. Nếu lúc đó bạn đang ở nước ngoài, 14 ngày được tính từ ngày bạn nhập cảnh lại Nhật lần đầu tiên sau đó.[1] Thủ tục này gọi là xin cấp lại thẻ lưu trú (在留カードの再交付申請).
Bị mất hoặc bị trộm: báo cảnh sát trước
Nếu thẻ bị mất hoặc bị trộm, khi nộp đơn bạn phải kèm bản tường trình về việc mất thẻ. Bản tường trình này cần ghi số tiếp nhận (受理番号) mà cảnh sát cấp khi bạn trình báo, nên bạn phải báo cảnh sát trước.[1]
Tùy trường hợp, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu nộp thêm giấy chứng nhận đã trình báo mất đồ với cảnh sát (遺失届出証明書) hoặc giấy tờ tương tự.[1]
Nếu thẻ bị mất vì thiên tai, thay vào đó, cơ quan xuất nhập cảnh sẽ yêu cầu giấy chứng nhận bị thiệt hại do thiên tai (り災証明書) hoặc giấy tờ tương tự.[1]
Nộp ở đâu, khi nào
Bạn nộp đơn tại cơ quan xuất nhập cảnh phụ trách khu vực bạn đang sống (地方出入国在留管理官署). Giờ nhận hồ sơ là các ngày thường trong tuần, buổi sáng 9h–12h và buổi chiều 13h–16h.[1]
Về nguyên tắc, thẻ mới được cấp ngay trong ngày.[1]
Cần mang theo những gì
Trang của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú (出入国在留管理庁) liệt kê những thứ sau.[1]
| Mục | Ghi chú |
|---|---|
| Đơn xin cấp lại | Tải từ trang của Cục |
| Ảnh | 1 tấm, đúng quy cách ảnh mà Cục quy định |
| Bản tường trình về việc mất thẻ | Khi thẻ bị mất hoặc bị trộm; ghi kèm số tiếp nhận của cảnh sát |
| Hộ chiếu | Hoặc giấy chứng minh tư cách lưu trú (在留資格証明書) |
| Giấy phép làm thêm (資格外活動許可書) | Chỉ khi bạn đã được cấp giấy phép này |
| Lệ phí | Miễn phí |
Với thẻ lưu trú cấp từ ngày 14/6/2026 trở đi, mọi người từ 1 tuổi trở lên đều phải nộp ảnh. Chỉ trẻ chưa đủ 1 tuổi vào ngày cấp thẻ mới không cần ảnh.[1]
Nếu đã quá 14 ngày
Bạn vẫn nộp đơn được. Tuy nhiên, Cục yêu cầu nộp thêm giấy tờ ghi rõ lý do nộp trễ.[1]
Khi người khác nộp thay bạn
Người dưới 16 tuổi không tự nộp đơn mà phải có người khác nộp thay.[1]
Nếu bạn dưới 16 tuổi, hoặc không thể tự đến nộp vì bệnh hay lý do khác, người thân từ 16 tuổi trở lên đang sống cùng bạn có thể nộp thay. Nếu lý do là bệnh, Cục đề nghị mang theo giấy chẩn đoán của bác sĩ (診断書) hoặc giấy tờ tương tự. Bận việc ở công ty, ở trường hay phải đi làm, đi học thì không được tính là lý do không thể đến.[1]
Người thân từ 16 tuổi trở lên đang sống cùng bạn cũng có thể nộp thay khi được bạn nhờ. Khi đó, Cục đề nghị người này mang theo giấy ủy quyền (委任状).[1]
Theo dõi hạn nộp
Hạn nộp được tính từ ngày bạn phát hiện mất thẻ, nên rất dễ để ngày trôi qua lúc nào không hay. Khi bạn tìm thủ tục của mình trên Clerfy, Clerfy sẽ thêm việc xin cấp lại thẻ, kèm hạn nộp và các giấy tờ cần chuẩn bị.