Sebelum seseorang datang ke Jepang untuk bekerja, belajar, atau tinggal bersama keluarga, biasanya ada pihak di Jepang yang lebih dulu mengajukan Certificate of Eligibility (在留資格認定証明書), yang biasa disebut COE. Berikut penjelasan Badan Layanan Imigrasi (出入国在留管理庁) tentang prosesnya.
Apa itu COE
COE diajukan sebelum orangnya masuk Jepang. Sertifikat ini menunjukkan bahwa kegiatan yang akan ia lakukan di Jepang sesuai dengan salah satu status tinggal dan memenuhi syarat untuk masuk ke Jepang. COE tidak dipakai untuk status Kunjungan Sementara (短期滞在) dan Penduduk Tetap (永住者).[1]
COE ditunjukkan saat mengajukan visa di kedutaan atau konsulat Jepang, lalu sekali lagi saat pemeriksaan imigrasi ketika tiba di Jepang. Menurut Badan Layanan Imigrasi, dengan begitu penerbitan visa dan izin masuk bisa diproses dengan cepat.[1]
Siapa yang mengajukan
- Orang yang ingin datang ke Jepang itu sendiri.[1]
- Staf lembaga yang akan menerimanya, atau perwakilan lain yang ditetapkan peraturan Kementerian Kehakiman.[1]
- Atas nama salah satu dari keduanya: pengacara atau gyoseishoshi (行政書士) yang terdaftar di kantor imigrasi daerah, staf yang sudah disetujui dari lembaga nirlaba tertentu (公益法人), atau wali sah (法定代理人) orang tersebut. Mereka hanya bisa melakukannya selama orang yang mereka wakili berada di Jepang.[1]
Badan Layanan Imigrasi meminta dokumen diserahkan cukup awal, supaya COE sudah terbit sebelum orangnya masuk Jepang.[1]
Tempat mengajukan
Kalau orang itu mengajukan sendiri, ajukan ke kantor imigrasi daerah yang wilayahnya mencakup tempat ia akan tinggal. Kalau diajukan oleh perwakilan, tempatnya misalnya kantor imigrasi daerah yang wilayahnya mencakup alamat lembaga penerima.[1]
Permohonan tidak bisa dikirim lewat pos. Loket buka pada hari kerja, pukul 9 pagi sampai 12 siang dan pukul 1 sampai 4 sore.[1]
COE juga bisa diajukan lewat sistem permohonan izin tinggal online (在留申請オンラインシステム).[1]
Biaya, lama proses, dan dokumen
Mengajukan COE tidak dikenai biaya.[1]
Lama pemrosesan standarnya 1 sampai 3 bulan.[1]
Formulir permohonan dan dokumen yang diperlukan berbeda-beda tergantung status tinggal. Daftarnya ada di halaman Badan Layanan Imigrasi, dipisah per status tinggal.[1]
Menerima COE lewat email
Sejak 17 Maret 2023, COE bisa diterima lewat email. Email itu bisa diteruskan ke orang yang bersangkutan di luar negeri. Ia lalu menunjukkan email itu di smartphone saat mengajukan visa dan saat pemeriksaan imigrasi ketika tiba di Jepang.[2]
- Permohonan online: pada bagian cara penerimaan (受領方法), pilih "メール". Setelah permohonan dikirim, pilihan ini tidak bisa diubah di sistem. Kalau ingin mengubahnya, hubungi kantor imigrasi daerah tempat Anda mengajukan.[2]
- Permohonan di loket: daftar dulu sebagai pengguna di sistem online, lalu serahkan formulir permintaan agar COE dikirim lewat email (（窓口申請）在留資格認定証明書電子交付希望申出書).[2]
Isi emailnya sama dengan COE kertas, hanya saja tidak ada fotonya.[2]
Setelah email diterima, lakukan pendaftaran penerimaan (受領登録) lewat tautan di email itu. Sebelum itu dilakukan, email pengingat akan dikirim seminggu sekali.[2]
COE kertas
Untuk pengajuan visa dan pemeriksaan imigrasi saat tiba, fotokopi COE kertas juga bisa dipakai. Fotokopi bagian depan dan belakangnya.[2]
COE asli kadang tidak diperlukan lagi, misalnya karena orangnya batal datang ke Jepang, atau karena ia menyerahkan fotokopinya saat pemeriksaan imigrasi. Dalam kasus seperti ini, Badan Layanan Imigrasi meminta COE asli dikembalikan ke kantor imigrasi daerah yang menerbitkannya, lewat pos atau di loket. Sertakan catatan berisi nomor permohonan, nama Anda dan hubungan Anda dengan pemohon, serta alasan pengembaliannya.[1]
Sebelum berangkat
Halaman Badan Layanan Imigrasi juga menyebutkan bahwa pemeriksaan tuberkulosis (TBC) sebelum masuk Jepang sudah dimulai. Rincian untuk warga negara Filipina, Nepal, Vietnam, dan Indonesia ada di halaman tersendiri.[1]
Pertanyaan seputar pengajuan visa itu sendiri bisa disampaikan ke layanan Visa Information Kementerian Luar Negeri Jepang di nomor 0570-011000 (pilih menu 5).[2]
Kalau Anda pemberi kerja atau anggota keluarga yang sedang menyiapkan COE, cari prosedur Anda di Clerfy supaya daftar periksa dan tanggal-tanggal pentingnya tersimpan di satu tempat.